Comprendre les Normes Internationales pour la Gestion des Archives

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L’archivage est un aspect clé de la gestion d’informations dans toute organisation, car il garantit la préservation et l’accès à long terme des documents importants. Avec l’évolution des technologies numériques, la gestion des archives électroniques est devenue essentielle. Cet article explore les normes internationales qui encadrent la gestion des archives. De l’archivage électronique aux normes spécifiques telles que le modèle OAIS et les normes françaises NF Z42-013 et NF Z42-026, nous examiners en détail chaque directive pour vous donner une compréhension claire de leur rôle afin de garantir une archivage efficace et fiable.

Les normes existantes

Il existe de nombreuses normes internationales qui encadrent la gestion des archives, chacune conçue pour répondre à des besoins spécifiques. L’objectif principal de ces normes est de garantir la préservation intégrale, l’accessibilité et la sécurité des documents archivés. La norme ISO 15489 est l’une des plus reconnues, fournissant des lignes directrices pour l’établissement d’un système de gestion des documents et archives d’entreprise.

Parallèlement, la norme ISO 16175 se concentre sur les exigences fonctionnelles des logiciels d’archivage électronique, établissant un cadre sur la manière dont ils doivent capturer, gérer et diffuser des enregistrements numériques. Chacune de ces normes joue un rôle crucial en s’assurant que les organisations peuvent gérer correctement le cycle de vie de leurs documents, en préservant leur authenticité et leur fiabilité.

Tableau des normes relatives à l’archivage électronique : ⚓

Les normes d’archivage électronique ont été spécifiquement façonnées pour le monde numérique actuel. Le standard ISO 14721, par exemple, est fondamental pour la mise en œuvre précise de référentiels numériques, en veillant à ce que les archives numériques restent accessibles et fiables au fil du temps. Ce standard, connu sous le nom de modèle de référence pour un système d’archivage à très long terme (OAIS), sera discuté plus en détail dans les sections suivantes.

À cela s’ajoute la norme ISO 16363 qui évalue la performance des archives numériques et garantit qu’elles répondent aux critères de confiance pour les entités de conservation. Ces normes facilitent un archivage structuré et sécurisé, permettant ainsi aux institutions de gérer efficacement des volumes croissants de documents numériques.

Le modèle OAIS

Le modèle OAIS, ou Open Archival Information System, est une norme de référence pour les archives numériques. Il a été développé par l’ISO et est destiné à garantir que les informations archivées restent accessibles et compréhensibles aux utilisateurs présents et futurs. Le modèle OAIS définit un cadre pour l’archivage, incluant des rôles et responsabilités clairs pour l’administration et la préservation des documents numériques.

Le modèle OAIS met également l’accent sur le concept de “contenu informatif”, ce qui signifie que les documents archivés doivent être accompagnés de descriptions et de métadonnées appropriées qui permettent aux utilisateurs de comprendre le contexte, l’origine et la structure du contenu préservé. Cela garantit que même si les technologies évoluent, l’information reste exploitable et valide sur le long terme.

La norme NF Z42-013

La norme NF Z42-013 est une norme française qui traite des exigences pour la conservation et la gestion des documents électroniques dans des conditions d’intégrité et de sécurité. Elle spécifie les dispositions qu’une entreprise doit prendre pour garantir que les documents électroniques restent fiables et exacts tout au long de leur cycle de vie.

Elle couvre tous les aspects structurels et fonctionnels des systèmes de gestion documentaire, de la capture des fichiers à leur destruction éventuelle. La norme NF Z42-013 s’assure que toutes les informations sont conservées dans un état immuable et authentique, répondant ainsi aux contraintes juridiques qui peuvent entourer certains types de documents, façonnant ainsi un environnement d’archivage électronique sécurisé et réglementé.

La norme NF Z42-026

La norme NF Z42-026 focalise sur la numérisation fidèle de documents en vue de leur conservation à long terme. Elle définit les modalités de numérisation de documents papier dans le but de produire des copies électroniques ayant une force probante équivalente à celle des originaux. Ce standard veille à ce que chaque copie numérique soit une réplique exacte et digne de confiance du document original.

Elle intègre notamment la vérification de la qualité de l’image capturée ainsi que l’incorporation de métadonnées garantissant l’intégrité, la lisibilité et la pérennité de l’information numérisée. En établissant un cadre rigoureux pour la numérisation des documents, la NF Z42-026 garantit que les archives numériques obtenues peuvent être légalement acceptées dans le cadre de nombreux processus administratifs et juridiques.

Résumé des points clés

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